AI
agent flows met Copilot Studio: automatische marktupdates voor het salesteam
Bedrijf: KH Engineering
maak kennis met:
KH Engineering
KH Engineering is een multidisciplinair, full-service ingenieursbureau dat opdrachtgevers ondersteunt bij de ontwikkeling en uitvoering van technische projecten. De organisatie werkt pragmatisch, met brede technologische kennis in huis, en levert diensten van front-end engineering tot en met procurement en construction management (EPCm) voor nationale en internationale klanten. Veiligheid en duurzaamheid zijn daarbij vaste randvoorwaarden. KH Engineering stuurt op transparante, voorspelbare projectuitvoering in een complexe technische omgeving.
de uitdaging
KH Engineering had al langer een interne marktupdate, maar die bestond uit een oude PowerPoint met losse slides voor meerdere markten. Het verzamelen en verwerken van inzichten was handmatig, kostte veel tijd en werd daardoor niet consistent herhaald. De update bleef statisch en bood te weinig actuele marktdata om teams en accountmanagers structureel te ondersteunen.
Tegelijkertijd groeide intern de behoefte om AI gericht in te zetten om sneller, consistenter en met meer diepgang marktinzichten te verkrijgen, inclusief signalen rond klanten, concurrenten en relevante ontwikkelingen.
De hulpvraag was helder:
hoe zet KH Engineering de handmatige marktupdate om naar een AI-gedreven aanpak die continu actuele, bron-verifieerbare marktinzichten oplevert, zonder extra handwerk voor accountmanagers?
onze oplossing
zoekwoorden en planning
BE Digital nam de bestaande marktupdate als uitgangspunt en zette deze om naar een AI-gedreven rapportage, zodat relevante inzichten sneller verzameld en gestructureerd worden. In deze fase lag de focus op: welke signalen zijn écht bruikbaar voor accountmanagers in storage & logistics, en welke bronnen leveren structureel waarde.
- agents in Copilot Studio voor het dagelijkse werk
Daarna is de oplossing verplaatst naar de Microsoft-omgeving die al aanwezig was: Copilot (Microsoft 365) met agents gebouwd in Copilot Studio. Accountmanagers kregen toegang tot meerdere agents, waaronder een research-agent en een agent voor gespreksvoorbereiding, zodat zij naast de automatische updates ook ad hoc verdieping kunnen doen in klant, markt en context.
- van losse tool naar veilige werkomgeving
Daarna hebben we een teamindeling ingericht met aparte ChatGPT-accounts voor finance, ICT, HR, bestuur, kwaliteit, beleid en AFAS. Medewerkers werken binnen hun teamaccount met gedeelde projecten, zodat prompts, formats en output op één plek blijven en herbruikbaar zijn. Om toegang goed te regelen hebben we ook de volledige verificatie ingericht, inclusief tweestapsverificatie via een gedeelde inbox, met gecontroleerde toegang voor de juiste mensen.
- de agent flow die updates automatisch bezorgt
Omdat de grootste behoefte niet “zoeken”, maar ontvangen was, bouwden we een agent flow met Power Automate als ruggengraat. De flow draait wekelijks en stuurt per accountmanager een update naar de inbox. De inhoud wordt opgebouwd in stappen:
- onderzoek en signaaldetectie
- samenvatten en selecteren van highlights
- redactionele opbouw en e-mailoutput.
- controle, bronvermelding en security
Elke update bevat bronvermelding en bronnoten, zodat accountmanagers informatie kunnen controleren en doorlezen. De agents draaien binnen de Microsoft-tenant van KH Engineering, met de governance die past bij een organisatie. Controle en veiligheid is altijd belangrijk maar in het geval van KH moesten wij ook rekening houden met de ISO 9001 cetificering.
het resultaat
De oplossing geeft KH Engineering een vaste, herhaalbare manier om marktinzichten beschikbaar te maken voor het storage & logistics-team. De flow is ingericht voor een team van meerdere accountmanagers, met management dat kan meelezen, en levert wekelijks een update die direct bruikbaar is in klantcontact.
- wekelijkse update per accountmanager in de inbox, op maat op klantportfolio, regio en focusonderwerpen.
- snellere, inhoudelijkere gespreksvoorbereiding dankzij vaste highlights zoals marktbewegingen, sentiment, capex en projectfases, overnames, managementwisselingen, hiring en firing, plus relevante vakpers.
- minder handwerk en meer consistentie: dezelfde informatievoorziening blijft actueel, ook als de drukte toeneemt.
- beheersbare kosten binnen de bestaande Microsoft-omgeving ingericht waardoor er geen extra tool kosten in zitten wanneer systemen als CopilotStudio en Power Automate al aanwezig zijn. Enige kosten zijn tokens die verbruikt worden.
- controleerbare output door bronvermelding passend bij de kwaliteits- en compliance-eisen (o.a. ISO 9001) binnen KH Engineering.
wat de klant zegt
“BE Digital helpt ons stappen zetten in AI adoptie”
“BE Digital heeft ons stap voor stap meegenomen in het vertalen van onze behoefte naar een werkende AI-oplossing, binnen onze eigen Microsoft-omgeving. We wilden niet experimenteren met losse tools, maar grip houden op toegang, beheer en kwaliteit. Doordat zij alles hebben ingericht in onze omgeving hebben we zelf de controle. De oplossingen dragen bij aan het succes van ons team!”
Claire Doorschodt
Marketing Manager KH Engineering
Marketing Manager KH Engineering
de BE Digital Touch
Wij hebben bij deze uitdaging de implementatie pragmatisch opgezet: eerst de inhoud en relevantie scherp maken, daarna automatiseren. We hebben samen met het team de instructies getest op herkenbaarheid, ruis en bruikbaarheid in salesgesprekken, en de flow ingericht op wekelijkse levering zonder extra handelingen. Door bronvermelding en vaste output-structuur is er grip op kwaliteit en herleidbaarheid.
De oplossing is gebouwd binnen de bestaande Microsoft-omgeving van KH Engineering, waardoor adoptie laagdrempelig is en beheer overzichtelijk blijft. Hierdoor is het ook niet afhankelijk van een derde partij dus ook in het geval van een stop in de samenwerking blijft alles in eigen beheer bij KH Engineering.
adoptie is laagdrempelig
Wij werken met o.a.:
