AI

AI-implementatie bij Kiwa versnelt het marketingteam

Bedrijf: Kiwa

maak kennis met:
Kiwa

Kiwa is een internationaal bedrijf in testen, inspecteren en certificeren (TIC). De organisatie helpt bedrijven aan erkende kwaliteitscertificeringen en ontwikkelt ook nieuwe certificeringsnormen, in een markt waar kwaliteit, veiligheid en compliance steeds belangrijker worden.

Bedrijf

Kiwa

Diensten

AI implementatie

Website

www.kiwa.com/gb/en-gb/

de uitdaging

Het marketingteam wilde AI structureel inzetten, maar werkte met losse, gratis accounts zonder beheer, afspraken of beveiligingskaders. Hierdoor was de output wisselend, ontstond ruis over wat wel en niet kon, en bleef het gebruik vooral beperkt tot individuele experimenten. Het team miste een startpunt, standaard werkwijzen en een duidelijke structuur om samen te werken.

De hulpvraag was helder:
richt een veilige omgeving in waarin het team snel, consistent en gezamenlijk met ChatGPT kan werken.

onze oplossing

BE Digital startte met een korte analyse van de werkzaamheden binnen het marketingteam, en bracht in kaart waar ChatGPT direct waarde kon leveren, en waar extra kaders nodig waren. Daarbij is gekeken naar kwaliteit, herhaalbaarheid, samenwerking en veilig gebruik, zodat de inrichting niet bleef hangen in losse experimenten.

Samen met Kiwa is een ChatGPT Teams omgeving ingericht die past bij teamgebruik. We hebben een heldere accountstructuur opgezet met mappen, naamgeving en werkafspraken, zodat iedereen dezelfde werkwijze volgt. Ook is nagedacht over toegang en samenwerking binnen projecten en gedeelde werkruimtes, waardoor het team wel een eigen omgeving heeft, maar niet voor iedereen een losse licentie nodig is.

Daarna hebben we GPT’s ingericht en een set standaard templates en prompts gebouwd, afgestemd op terugkerende marketingtaken. Denk aan vaste instructies per type taak, een gedeelde promptbibliotheek, en duidelijke richtlijnen voor input, tone of voice en kwaliteitschecks. Dit maakte output voorspelbaarder en verminderde het verschil tussen individuele gebruikers.

Voor copywriting hebben we de workflow expliciet uitgewerkt, van briefing naar eerste versie, varianten, aanscherping en eindredactie. De copywriter werkte met vaste instructies, herbruikbare templates en een consistente structuur in het account. In de praktijk leverde dit een van de meest succesvolle toepassingen op, de copywriter kon met dezelfde tijdsbesteding ongeveer twee keer zoveel output leveren als voorheen.

Tot slot gaf BE Digital training aan het team, gericht op dagelijkse toepassing, kwaliteitsbewaking en veilig werken. Het team leerde werken met de ingerichte structuur en bouwstenen, en kreeg handvatten om zelf nieuwe GPT’s, templates en prompts te beheren zonder dat de omgeving verwatert.

het resultaat

Na de implementatie werkte het marketingteam niet langer met losse, ongereguleerde accounts, maar met één vaste ChatGPT Teams omgeving waarin structuur en kwaliteit geborgd zijn. De inrichting zorgde voor een praktische werkwijze binnen het team.

Door templates, vaste promptsets en GPT’s voor terugkerende taken kon het team sneller van briefing naar output, met minder zoekwerk en minder variatie in aanpak.

Een van de meest succesvolle use cases was copywriting. Met een goed ingerichte workflow, vaste instructies en herbruikbare templates kon de copywriter in de praktijk ongeveer twee keer zoveel output leveren in dezelfde tijd als voorheen.

Door standaarden en instructies werd de output voorspelbaarder. Het verschil tussen individuele gebruikers werd kleiner, waardoor teksten en concepten consistenter werden in toon en opbouw.

Iedereen werkte vanuit dezelfde structuur, waardoor het makkelijker werd om taken over te nemen, samen te werken aan projecten en kennis te delen. AI-gebruik werd daarmee minder persoonsafhankelijk.

De stap naar een Teams omgeving met duidelijke afspraken maakte het gebruik beter beheersbaar en geschikter voor een zakelijke context, in plaats van losse gratis accounts zonder kaders.

Door slim om te gaan met toegangen en gedeelde werkruimtes binnen projecten bleef de licentie-inzet efficiënt, terwijl het team wél met een eigen omgeving en duidelijke structuur kon werken.

wat de klant zegt

“BE Digital heeft ons geholpen om er een veilige, gezamenlijke werkwijze van te maken”

“ChatGPT werd sporadisch door het team gebruikt. Het was vooral iets wat het mensen af en toe probeerden, met wisselende resultaten. BE Digital heeft ons geholpen om er een veilige, gezamenlijke werkwijze van te maken met een duidelijke structuur. Het inrichten van GPT’s en templates heeft daaraan bijgedragen. Het team weet nu wat wel en niet werkt, en vooral, waar te beginnen. We merken het elke week, we krijgen sneller goede eerste versies, en het voelt alsof ChatGPT nu echt een collega is die meedraait in het werk.”

Astrid van Kempen
Marketing Manager Kiwa Nederland

de BE Digital Touch

Wij richtten dit traject in rond adoptie, niet rond tooling. We brachten eerst samen met het marketingteam de belangrijkste taken en drempels in kaart, en vertaalden die naar een werkwijze die past bij de dagelijkse praktijk. Tijdens de inrichting hebben we het team actief meegenomen, met duidelijke keuzes, voorbeelden en afspraken, zodat iedereen wist hoe ChatGPT ingezet wordt en wat de kwaliteitslat is.

Door training en hands-on begeleiding werd AI-gebruik breed gedragen en minder afhankelijk van een paar kartrekkers. Dat gaf Kiwa vooral meer grip, rust en voorspelbaarheid in het werk, en een basis die het team zelf kan onderhouden en verder uitbreiden.