AI

50 medewerkers werken veilig met ChatGPT met op maat ingerichte AI omgevingen

Bedrijf: Spaarnesant

maak kennis met:
Spaarnesant

Spaarnesant is een zelfstandige stichting en het bevoegd gezag voor het openbaar (speciaal) basisonderwijs in Haarlem, met daarnaast scholen voor speciaal onderwijs.

In deze case gaat het niet om het lesprogramma op de scholen, maar om het stafbureau: de ondersteunende organisatie met collega’s uit verschillende disciplines zoals HR, finance, IT en management. Juist die teams zorgen dat processen, beleid en ondersteuning goed staan, zodat de scholen door kunnen.

Bedrijf

Spaarnesant

Diensten

AI implementatie

Website

www.spaarnesant.nl

de uitdaging

Binnen het stafbureau van Spaarnesant groeide de behoefte om AI structureel en veilig te regelen. Medewerkers werkten met gratis privé ChatGPT accounts, zonder training en zonder duidelijke afspraken over wat wel en niet gedeeld mocht worden. Spaarnesant wilde daar grip op krijgen en één gecontroleerde omgeving neerzetten waar iedereen verantwoord mee kan werken.

Daarbij speelden een paar praktische keuzes: is een account per medewerker nodig, of is een teamstructuur slimmer? Hoe wordt toegang ingericht zonder gedoe, inclusief tweestapsverificatie? En hoe zorg je dat teams niet alleen toegang krijgen, maar ook direct toepassingen hebben die aansluiten op hun dagelijkse werk? Kosten en beheer wogen mee, een individuele accountstructuur zou onnodig duur en lastig te onderhouden worden.

De hulpvraag was helder:
ChatGPT organisatiebreed inrichten, zodat teams direct productief zijn en werken in een veilige en beheersbare AI omgeving.

onze oplossing

BE Digital heeft ChatGPT bij Spaarnesant neergezet als een veilige werkomgeving, klaar voor dagelijks gebruik. Geen losse tool waar iedereen zelf maar iets mee doet, maar een duidelijke inrichting per team, met afspraken, toegang en ondersteuning op orde.

We zijn gestart met het werk van de medewerkers. Per team haalden we op welke taken terugkomen, welke vragen vaak binnenkomen en waar ChatGPT direct kan helpen. Die input gebruikten we om de accountstructuur en de inhoud per team scherp te maken.

Daarna hebben we een teamindeling ingericht met aparte ChatGPT-accounts voor finance, ICT, HR, bestuur, kwaliteit, beleid en AFAS. Medewerkers werken binnen hun teamaccount met gedeelde projecten, zodat prompts, formats en output op één plek blijven en herbruikbaar zijn. Om toegang goed te regelen hebben we ook de volledige verificatie ingericht, inclusief tweestapsverificatie via een gedeelde inbox, met gecontroleerde toegang voor de juiste mensen.

Vervolgens hebben we elk account “startklaar” gemaakt:

vaste basisinstructies per team, zodat de output aansluit op de manier van werken van dat team,
voorgedefinieerde prompts voor terugkerende taken,
GPTs op maat per afdeling (zoals Finance, ICT en HR),
en een gedeelde ICT-helper GPT voor veelvoorkomende werkplekvragen.

Tot slot draaiden we een trainingsprogramma, gericht op praktisch gebruik en vooral veilig gebruik. Medewerkers kregen duidelijke richtlijnen over wat wel en niet in ChatGPT thuishoort, hoe je resultaten controleert, en hoe je de ingerichte GPTs en promptsets slim inzet.

het resultaat

Na de implementatie werkte het stafbureau in één veilige ChatGPT-omgeving die is ingericht op de dagelijkse praktijk. Teams konden direct aan de slag met vaste projecten, prompts en GPTs. De omgeving werd beheert door de ICT afdeling en was daarmee ook beveiligd en beheersbaar.

Resultaten in de praktijk:

teamaccounts ingericht voor 50 medewerkers, verdeeld over Finance, ICT, HR, Bestuur, Beleid en AFAS.
lagere kosten en minder beheer, doordat niet iedereen een eigen account nodig had.
GPTs en promptsets per afdeling, waardoor teams startten met een basis die past bij hun werk.
ICT-helper GPT als eerste aanspreekpunt voor veelvoorkomende werkplekvragen, waardoor ICT minder interne vragen krijgt.
HR-assistent op de onderwijs-CAO, zodat vragen over arbeidsvoorwaarden sneller worden afgehandeld en HR wordt ontlast.
veilig gebruik geborgd, met tweestapsverificatie, toegangsrechten en heldere afspraken over wat wel en niet gedeeld wordt.
voorbereid op vervolgstappen, met een basis voor koppelingen met bestaande systemen, waaronder AFAS.

wat de klant zegt

“Prettige samenwerking, mooi resultaat!”

“BE Digital heeft in 2025 de staforganisatie van Stichting Spaarnesant begeleid in het werken met AI. We hebben gekozen voor een aanpak waarbij medewerkers in 3 sessies worden meegenomen in het gebruik van Chat GPT en enkele andere AI-toepassingen. BE Digital vertaalt de materie op maat naar de praktijk van onze medewerkers, en heeft ons geholpen om de werkomgeving goed klaar te zetten voor het gebruik van ChatGPT binnen onze context. De medewerkers zijn enthousiast en met de aanpak van BE Digital is de AI- adoptie goed uit de verf gekomen. Prettige samenwerking, mooi resultaat!”

Jos Bosten
Manager IT

de BE Digital Touch

Het doel was ChatGPT inrichten als een gezamenlijke werkomgeving, niet als een losse tool. We brachten eerst in kaart welke vragen en taken per afdeling terugkomen, en bouwden daarna de accountstructuur, basisinstructies en GPTs die daarop aansluiten.

Met duidelijke toegangsrechten, tweestapsverificatie en afspraken over dataveiligheid kreeg Spaarnesant controle over gebruik en beheer. Medewerkers startten met kant en klare prompts en assistenten, waardoor ChatGPT direct in het dagelijkse werk kon landen.