een op maat recruitmentsysteem voor Feller_
kandidaten, vacatures en automatische opvolging in één omgeving die meegroeit met de organisatie.
maak kennis met Feller
Feller is een partner op het gebied van finance, business control en interim. Vanuit Den Haag helpt Feller organisaties hun financiële functie en control te verbeteren, met aandacht voor processen, data en samenwerking. Om zelf te blijven groeien, werft Feller continu nieuwe financials voor de eigen consultancy, van young professionals tot ervaren interimspecialisten.
BE Digital ondersteunt Feller al langer bij marketing, sales, branding en recruitment. Binnen die samenwerking kijken we steeds vaker naar de rol die AI kan spelen. Waar kunnen processen slimmer? Waar kan handwerk minder? En waar heeft het meerwaarde om zelf iets te ontwikkelen? Het nieuwe recruitmentsysteem van Feller is daar een goed voorbeeld van.
8
dagen van akkoord tot livegang
230+
cv's automatisch uitgelezen
4
AI-functies: uitlezen, matchen, cv-stijl en inbox
1
omgeving voor het hele recruitmentteam
de uitdaging
Feller werkte lange tijd met een extern ATS voor vacatures en sollicitaties. Toen het besluit viel daarmee te stoppen, was de vraag wat ervoor in de plaats moest komen. Een ander standaardpakket was een optie, maar dan zou Feller opnieuw afhankelijk worden van de mogelijkheden en beperkingen van bestaande software.
Juist daar zat de uitdaging. Een aantal functies uit het vorige systeem werkte goed en moest blijven. Tegelijk miste Feller functies die in de dagelijkse praktijk belangrijk waren. Bovendien verloopt werving niet voor elke vacature hetzelfde: verschillende collega's beheren verschillende vacatures, en elke kandidaat kan een eigen route volgen. Dan wil je voorkomen dat iedereen met eigen lijstjes en overzichten gaat werken.
Zo kwamen we samen bij de vraag: hoe bouwen we een recruitmentsysteem dat aansluit op hoe Feller werkt, zonder de organisatie opnieuw in de structuur van een standaardpakket te dwingen?
onze oplossing
In plaats van op zoek te gaan naar het volgende ATS, ontwikkelden we samen met Feller een eigen recruitmentsysteem. We begonnen bij het recruitmentproces zelf; de techniek kwam daarna. Welke onderdelen uit het oude systeem werden dagelijks gebruikt? Wat werkte prettig? Welke informatie moest altijd direct zichtbaar zijn, en wat ontbrak? Op basis daarvan bouwden we één omgeving waarin vacatures, kandidaten, communicatie en voortgang samenkomen.
Doordat we met AI-agents ontwikkelen, stond de eerste versie binnen 8 dagen na akkoord live. Nieuwe sollicitaties kwamen vanaf dat moment direct in de eigen omgeving binnen.
wat het systeem doet
één overzicht voor het hele team
Wie heeft gesolliciteerd, op welke vacature en via welk kanaal, met de actuele status. Nieuwe sollicitaties komen automatisch in de inbox, en het team begeleidt een kandidaat vanuit dezelfde omgeving verder door het proces.
inzicht in de recruitmentfunnel
Per vacature is zichtbaar hoeveel sollicitaties er binnenkomen en waar kandidaten in het proces zitten. Losse spreadsheets en persoonlijke overzichten zijn overbodig.
minder handmatig werk
Automatische mails bij een nieuwe sollicitatie, afwijzingen met vaste afwijsredenen, gebruikersbeheer en AVG-bewaartermijnen die vanzelf lopen, met een verwijderlog.
gebouwd om mee te groeien
Een extra filter, een ander overzicht of een aanpassing in de workflow: omdat wij het platform zelf ontwikkelen en beheren, voeren we nieuwe wensen snel door.
AI die het leeswerk doet
Met de AI CV-check hoeft het team een cv niet meer regel voor regel over te typen of te vergelijken. De AI leest en vergelijkt, de recruiter beslist.
cv's uitlezen
Werkervaring met begin- en eindmaand, opleidingen en skills komen gestructureerd in het kandidaatdossier. De totale werkervaring rekent het systeem vast uit, zodat hetzelfde cv altijd dezelfde uitkomst geeft.
matchen op een klantvraag
De vraag wordt opgesplitst in losse eisen. Per kandidaat verschijnt een checklist met voldaan, niet voldaan of niet aantoonbaar, met een korte onderbouwing.
cv in de eigen stijl
Het systeem zet een cv om naar het Feller-template in Word, ook in het Engels, klaar om naar een klant te sturen.
kandidaten-inbox
Een voorstelmail van een recruitmentpartner stuurt het team door. Het systeem herkent de gegevens en het cv en maakt de kandidaat aan, zonder dubbele dossiers.
het resultaat
Feller heeft nu een eigen recruitmentsysteem waarin het belangrijkste deel van het wervingsproces samenkomt: één centraal kandidatenoverzicht met de herkomst en status van elke sollicitant, een inbox voor nieuwe sollicitaties, een koppeling met de actieve vacatures op de website, inzicht in de funnel per vacature, een AI CV-check en automatische communicatie met kandidaten.
Daardoor heeft het team meer overzicht en is het minder afhankelijk van losse systemen en handmatige overzichten. Feller hoeft ook niet opnieuw te investeren in een commercieel ATS waarvan maar een deel van de functies wordt gebruikt. Na de livegang kwamen er stap voor stap uitbreidingen bij, zoals de kandidaten-inbox, de automatische bewaartermijnen, scherpere matching en Engelstalige cv's.
de BE Digital Touch
We hadden Feller ook kunnen helpen een nieuw ATS te selecteren. Maar waarom zouden we Feller opnieuw in een bestaand pakket laten passen, als we ook een systeem rondom Feller konden bouwen? Door kennis van recruitment, development en AI te combineren, ontwikkelden we een eigen omgeving die precies aansluit op het proces van Feller. Met de functies die het team echt gebruikt, zonder overbodige onderdelen, en met ruimte om nieuwe wensen direct door te ontwikkelen.
Daarin zit voor ons de waarde van ontwikkelen met AI: een concreet probleem oplossen met een systeem dat werkt zoals de organisatie werkt.
een systeem rondom Feller, niet andersom
betaal jij ook voor een pakket dat niet past?_
We kijken samen wat je nu gebruikt en wat er beter kan, en beginnen klein.
pitch je software-idee